การจะเลือกแคทเทอริ่งได้ถูกใจทุก ๆ ฝ่าย ทั้งผู้จัดงานและผู้เข้าร่วมงานประชุมสัมมนานั้น ผู้จัดงานจะต้องการศึกษาข้อมูลให้พร้อม โดยคำนึงถึง 5 ปัจจัยสำคัญ ดังนี้
- เลือกรูปแบบแคทเทอริ่ง ก่อนเลือกเมนู
ปัญหาส่วนใหญ่ที่ทีมจัดเลี้ยงนอกสถานที่ มักจะพบเจอก็คือ ผู้จัดงานไม่ทราบความต้องการของตัวเอง ว่าควรเลือกเมนูอาหาร หรือเครื่องดื่มแบบไหน สไตล์ไหนดี จึงจะเหมาะสมกับผู้เข้าร่วมงานประชุม ซึ่งเคล็ดลับง่ายๆ เลยก็คือ อย่างแรก ก่อนที่ผู้จัดงานจะเลือกเมนูอาหาร ผู้จัดงานควรจะเลือกรูปแบบของแคทเทอริ่ง ให้ตรงตามความต้องการเสียก่อน เช่น ควรเลือกว่าจะเลือกจัดแบบบุฟเฟต์ หรือ จัดในรูปแบบอาหารโต๊ะจีน ซึ่งเมื่อเลือกรูปแบบแคทเทอริ่งแล้ว ลำดับถัดไปจึงจะเลือกอาหาร และเครื่องดื่มได้อย่างเหมาะสม สอดคล้องกับรูปแบบงานได้
- จำนวนผู้เข้าร่วมงานประชุมสัมมนา
นอกจากเมนูอาหาร และเครื่องดื่มแล้ว อีกหนึ่งสิ่งสำคัญที่ผู้จัดงานประชุมสัมมนาควรต้องคำนึงถึง ก็คือจำนวนของผู้เข้าร่วมงานสัมมนา ผู้จัดควรที่จะต้องทราบจำนวนผู้เข้าร่วมงานให้แน่ชัด เพื่อที่สามารถแจ้งกับทีมจัดเลี้ยงนอกสถานที่ เพื่อจัดเตรียมปริมาณอาหาร และเครื่องดื่มได้เพียงพอกับจำนวนแขก ซึ่งอีกหนึ่งเคล็ดลับสำคัญในการจัดแคทเทอริ่ง คือการจัดเตรียมปริมาณอาหารให้เผื่อเหลือ ดีกว่าขาด เพราะถ้าปริมาณอาหารขาด ไม่เพียงพอต่อจำนวนคนเข้าร่วมงานสัมมนา อาจทำให้การร้องเรียน และส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์ขององค์กรได้
- อายุและวัยของผู้ร่วมงานสัมมนา
ผู้เข้าร่วมงานประชุมสัมมนาในแต่ละวัย จะเลือกกินอาหารและเครื่องดื่มที่ไม่เหมือนกัน ดังนั้นการที่ผู้จัดงานจะเลือกแคทเทอริ่งได้ถูกใจผู้เข้าร่วม ก็ควรที่จะต้องรู้อายุหรือวัยส่วนใหญ่ของผู้เข้าร่วมงาน เพื่อที่จะได้เลือกเมนูอาหาร และเครื่องได้เหมาะสมกับวัย เช่น หากผู้เข้าร่วมงานประชุมส่วนใหญ่จะมีอายุ เกิน 50 ปีขึ้นไป พนักงานจัดเลี้ยงนอกสถานที่ก็ควรจะเสิร์ฟอาหารรสอ่อน ทานง่าย ไม่มีรสจัดจนเกินไป เป็นต้น
- ความชื่นชอบส่วนใหญ่ของผู้ร่วมงาน
รสนิยมหรือความชื่นชอบในการเลือกรับประทานอาหาร มักเป็นปัจจัยหลักๆ ในการเลือกร้านอาหาร ไม่เว้นแม้กระทั่งในการเลือกแคทเทอริ่งสำหรับการจัดงานประชุมสัมมนา หากผู้เข้าร่วมงานประชุมส่วนใหญ่ชื่นชอบอาหารสไตล์อีสาน ผู้จัดงานก็ควรแจ้งกับทีมจัดเลี้ยงนอกสถานที่ ให้จัดเตรียมเมนูอาหารอีสาน อย่าง ส้มตำ คอหมูย่าง หรือลาบหมู เป็นต้น
ฉะนั้นก่อนที่จะเลือกเมนูอาหาร ผู้จัดงานควรทำการศึกษารสนิยม และความชื่นชอบของผู้เข้าร่วมงานเสียก่อน เพื่อที่จะได้สามารถจัดเลือกเมนูแคทเทอริ่งได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด
- ความชื่นชอบส่วนใหญ่ของผู้ร่วมงาน
รสนิยมหรือความชื่นชอบในการเลือกรับประทานอาหาร มักเป็นปัจจัยหลักๆ ในการเลือกร้านอาหาร ไม่เว้นแม้กระทั่งในการเลือกแคทเทอริ่งสำหรับการจัดงานประชุมสัมมนา หากผู้เข้าร่วมงานประชุมส่วนใหญ่ชื่นชอบอาหารสไตล์อีสาน ผู้จัดงานก็ควรแจ้งกับทีมจัดเลี้ยงนอกสถานที่ ให้จัดเตรียมเมนูอาหารอีสาน อย่าง ส้มตำ คอหมูย่าง หรือลาบหมู เป็นต้น
ฉะนั้นก่อนที่จะเลือกเมนูอาหาร ผู้จัดงานควรทำการศึกษารสนิยม และความชื่นชอบของผู้เข้าร่วมงานเสียก่อน เพื่อที่จะได้สามารถจัดเลือกเมนูแคทเทอริ่งได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด
ทั้งหมดนี้คือปัจจัยหลัก ๆ ที่ผู้จัดงานประชุมสัมมนาทุกคนไม่ควรมองข้าม ฉะนั้น หากต้องการเลือกแคทเทอริ่งให้เหมาะสมกับงานสัมมนาของคุณ จงอย่าลืมทำการศึกษาข้อมูลและเตรียมความพร้อมให้ดีกันด้วยละ